POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, la empresa JOSE MARIA S.A.S establece la Política General y Especiales aplicables para el Tratamiento y Protección de Datos Personales en la organización.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

• NOMBRE DE LA EMPRESA: JOSE MARIA S.A.S, sociedad comercial identificada con NIT. No. 830075637-4, se constituye como una empresa colombiana, con el objeto social de 4729 Comercio al por menor de otros productos alimenticios n.c.p., en establecimientos especializados.
• DIRECCIÓN FÍSICA: Carrera 8G #162-57 y Calle 161 #8g-34.
• PÁGINA WEB: www.mercaboy.com
• TELÉFONO: (601) 7563534

2. OBJETIVO

La presente Política establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales al interior de JOSE MARIA S.A.S, permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre Responsable y Titulares con relación al tratamiento de su información; Informar a los Titulares de las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.

3. ALCANCE

Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales será aplicada a todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de JOSE MARIA S.A.S como Responsable del tratamiento de datos personales.

4. DEFINICIONES

• Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato personal sensible: Son aquellos datos aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular con el fin de informar sobre el tratamiento de sus datos personales.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento
• Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.

5. PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES

En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores:

1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
3. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
7. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de esta.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la ley:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
3. Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el tratamiento de datos de carácter personal JOSE MARIA S.A.S recolectará la autorización previa e informada del Titular, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

7.1.Eventos en los cuales no es necesaria la autorización

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

b) Datos de naturaleza pública;

c) Casos de urgencia médica o sanitaria;

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

8. DEBERES DE JOSE MARIA S.A.S COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

JOSE MARIA S.A.S como Responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.

h) Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

i) Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

9.1. Tratamiento de datos personales de Empleados.

JOSE MARIA S.A.S recolecta los datos personales de sus Trabajadores los cuales son calificados por la compañía como de reserva, y solo serán revelados por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de la empresa serán:

a) Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas competentes;

b) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa.

c) Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

d) Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.

e) Consultar memorandos o llamados de atención.

f) Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario.

g) Contactar a familiares en casos de emergencia.

h) Llevar el control de ingreso y salida de los trabajadores, a través de herramientas de registro biométrico, con el fin de gestionar el cumplimiento de la jornada laboral.

i) Llevar archivo físico y virtual de los datos de cada trabajador.

j) Ingresar los datos en la contabilidad, cuando sea pertinente.

JOSE MARIA S.A.S almacena los datos personales de sus empleados, incluidos los que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección, y los conserva en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.

A tal carpeta solo tendrá acceso, y será tratada por, el Área de Recursos Humanos, con la finalidad de administrar la relación contractual entre JOSE MARIA S.A.S y el empleado.

JOSE MARIA S.A.S trata datos sensibles de sus trabajadores como la huella dactilar con la única finalidad de controlar el horario de ingreso a las instalaciones de la compañía y proporcionar ambientes de trabajo seguros. Para los efectos de este tratamiento se recolecta la respectiva autorización que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los datos sensibles objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.

Así mismo, contará con elevados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles solo serán usados por JOSE MARIA S.A.S, para los fines antes mencionados.

Terminada la relación laboral, JOSE MARIA S.A.S procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

9.2. Tratamiento de datos personales de candidatos a trabajadores.

JOSE MARIA S.A.S recolecta los datos personales de las personas que se postulen como candidatos para ser contratados laboralmente en la empresa, son calificados por la compañía como de reserva, y solo serán revelados por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los candidatos a trabajadores serán:

a) Realizar proceso de selección, mediante la revisión de hojas de vida, entrevistas y exámenes médicos, así como las fases de selección adicionales que diseñe la empresa, en el marco de la ley, para seleccionar al personal idóneo.

b) Verificar las referencias laborales, académicas y personales que presente el trabajador, en su hoja de vida.

c) Consultar antecedentes disciplinarios directamente, así como verificar el cumplimiento de la obligación del servicio militar, en caso de aspirantes hombres.

d) Almacenar dichos datos de forma física y virtual. La empresa conservará los datos personales por un término de seis meses, contados a partir de su recepción. Al cabo de dicho término, las hojas de vida y, en general, los datos recibidos en el proceso de selección, de personas no escogidas, serán destruidos, para no ser tratados por más tiempo por la empresa.

9.3. Tratamiento de datos personales de accionistas.

JOSE MARIA S.A.S recolecta los datos personales de sus accionistas, y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y que solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los accionistas de JOSE MARIA S.A.S serán:

a) Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de Accionista;

b) Enviar invitaciones a eventos programados por la empresa y en general contactar al Accionista;

c) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con La Sociedad;

d) Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los Accionistas.

e) Cumplir con obligaciones establecidas en la ley comercial vigente, y en los estatutos de sociedad.

f) Mantener archivo interno de la empresa, tanto físico, como digital.

g) Llevar registro contable y de revisora fiscal, en la empresa.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que la persona sea Accionista de la compañía, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

Finalmente, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.

9.4. Tratamiento de datos personales de Clientes

JOSE MARIA S.A.S recolecta los datos personales de sus Clientes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Clientes de JOSE MARIA S.A.S serán:

a) Realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual.

b) Envío de invitaciones a eventos programados por la empresa.

c) Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del contrato celebrado.

d) Cumplir con las normas de protección al consumidor.

e) Actividades de envío de publicidad a los datos registrados por el cliente.

f) Vinculación en general de cada cliente (creación del cliente), con el registro de sus datos en el sistema.

g) Campañas de actualización de datos de clientes.

h) Realizar actividades de fidelización de clientes y operaciones de marketing, así como gestión postcontractual con el cliente.

i) Registrar compras y facturación de los productos entregados.

j) Prestar servicios de domicilio en los casos solicitados.

k) Entregar la información a terceros para efectos de la entrega de productos.

l) Adelantar procesos de cobro persuasivo de las obligaciones dinerarias, a los canales de contacto registrados por el cliente, así como el envío de comunicaciones a través de mensajes de texto.

m) Mantener contacto con el cliente, a través de redes sociales o WhatsApp.

n) Registro del cliente en la contabilidad de la empresa.

JOSE MARIA S.A.S. trata datos sensibles de sus clientes como la voz, con la única finalidad de que las grabaciones de las conversaciones mantenidas con los agentes comerciales de la empresa se puedan emplear como prueba del contrato de compraventa y de la respectiva autorización del tratamiento de datos personales. Para los efectos de este tratamiento se recolecta la respectiva autorización, que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los datos sensibles objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.

Así mismo, la empresa contará con adecuados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles solo serán usados por JOSE MARIA S.A.S., para los fines antes mencionados. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del cliente con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

9.5. Tratamiento de datos personales de inyectología y formulas médicas.

JOSE MARIA S.A.S. recolecta los datos personales de sus Clientes que requieren servicios o productos de inyectología y medicamentos, y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de estos Clientes serán:

a) Firma del consentimiento informado en el que se deje constancia del producto inyectado y la parte del cuerpo en el que se administra.

b) Archivo de dicho consentimiento al interior de la empresa como constancia del procedimiento realizado.

c) Registro de los datos en bases de datos digitales, o software ofrecido por terceros especializados.

d) Archivo de fórmulas médicas, como constancia del medicamento entregado.

JOSE MARIA S.A.S. trata datos sensibles de sus clientes relacionados con su salud con adecuados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles solo serán usados por JOSE MARIA S.A.S., para los fines antes mencionados, y autorizados.

Para los efectos de este tratamiento se recolecta la respectiva autorización, que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los datos sensibles objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del cliente con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.